2. Créer des raccourcis clavier

2.1 Attribuer des raccourcis

L’une des premières choses à faire pour augmenter votre productivité est de créer des raccourcis clavier personnalisés pour vos actions les plus courantes. Excel permet d’attribuer des raccourcis à des macros VBA, ce qui vous permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs. Voici la marche à suivre pour attribuer des raccourcis à vos macros VBA :

1. Créez une macro VBA : Tout d’abord, vous devez créer une macro VBA pour effectuer l’action souhaitée. Pour ce faire, ouvrez l’éditeur VBA en appuyant sur « Alt + F11 » et ajoutez un nouveau module. Écrivez ensuite le code VBA correspondant à l’action que vous souhaitez automatiser.
2. Enregistrez la macro : Une fois que vous avez écrit le code VBA, enregistrez la macro en donnant un nom explicite et facile à retenir. Ceci facilitera la recherche de la macro lorsque vous souhaiterez lui attribuer un raccourci clavier.
3. Ouvrez la boîte de dialogue « Personnaliser le ruban » : Dans Excel, cliquez sur « Fichier » puis sur « Options ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez « Personnaliser le ruban » dans la colonne de gauche.
4. Accédez aux options de raccourcis : Cliquez sur le bouton « Personnaliser » situé en bas à gauche de la fenêtre « Personnaliser le ruban ». La boîte de dialogue « Personnaliser les raccourcis clavier » s’ouvrira.
5. Sélectionnez la macro : Dans la boîte de dialogue « Personnaliser les raccourcis clavier », choisissez « Macros » dans la liste déroulante « Catégories ». Les macros que vous avez créées apparaîtront alors dans la liste « Commandes ». Sélectionnez la macro à laquelle vous souhaitez attribuer un raccourci.
6. Attribuez un raccourci clavier : Dans le champ « Nouveau raccourci clavier », appuyez sur la combinaison de touches que vous souhaitez utiliser comme raccourci pour la macro sélectionnée. Veillez à ne pas entrer en conflit avec les raccourcis clavier existants d’Excel. Cliquez sur « Attribuer » pour enregistrer le raccourci.
7. Testez votre raccourci : Fermez les boîtes de dialogue et revenez à Excel. Essayez d’utiliser le raccourci clavier que vous venez de créer pour vérifier s’il fonctionne correctement et exécute la macro souhaitée.

2.2 Gagner du temps

En attribuant des raccourcis clavier à vos macros VBA, vous réduisez considérablement le temps nécessaire pour réaliser certaines tâches. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur des aspects plus importants de votre travail.

3. Automatiser les tâches répétitives

3.1 Utiliser des macros

L’automatisation des tâches répétitives est l’un des principaux avantages de l’utilisation de VBA dans Excel. Grâce aux macros, vous pouvez enregistrer une série d’actions et les répéter autant de fois que nécessaire, sans avoir à les effectuer manuellement à chaque fois. Voici la marche à suivre pour utiliser des macros dans Excel, ainsi que quelques exemples de macros simples et utiles :

1. Enregistrez une macro : Pour enregistrer une macro, allez dans l’onglet « Vue » du ruban Excel, puis cliquez sur « Macros » et sélectionnez « Enregistrer une macro ». Donnez un nom à votre macro, attribuez-lui un raccourci clavier si vous le souhaitez, et choisissez où vous voulez la stocker (dans le classeur actuel, un classeur personnel ou un classeur spécifique).
2. Effectuez les actions souhaitées : Une fois que vous avez commencé à enregistrer une macro, effectuez les actions que vous souhaitez automatiser dans Excel. Par exemple, vous pouvez trier une colonne, appliquer une mise en forme conditionnelle ou insérer une formule. Lorsque vous avez terminé, cliquez à nouveau sur « Macros » et sélectionnez « Arrêter l’enregistrement ».
3. Exécutez la macro : Pour exécuter la macro que vous venez d’enregistrer, allez dans l’onglet « Vue », cliquez sur « Macros » et sélectionnez « Afficher les macros ». Sélectionnez la macro que vous souhaitez exécuter, puis cliquez sur « Exécuter ». Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier que vous avez attribué à la macro.

Voici quelques exemples de macros simples et utiles que vous pouvez créer pour automatiser des tâches courantes dans Excel :

• Macro pour trier une colonne : Cette macro permet de trier automatiquement une colonne sélectionnée par ordre croissant ou décroissant. Il suffit de sélectionner la colonne à trier, puis d’exécuter la macro.
• Macro pour appliquer une mise en forme conditionnelle : Avec cette macro, vous pouvez appliquer rapidement une mise en forme conditionnelle à une plage de cellules. Par exemple, vous pouvez mettre en évidence les cellules dont la valeur est supérieure à une certaine limite.
• Macro pour insérer une formule : Cette macro vous permet d’insérer rapidement une formule dans une cellule. Par exemple, vous pouvez créer une macro pour calculer la somme d’une colonne ou la moyenne d’une plage de cellules.

En utilisant des macros pour automatiser des tâches répétitives dans Excel, vous gagnez du temps et travaillez de manière plus efficace. N’hésitez pas à expérimenter et à créer vos propres macros pour optimiser votre productivité et simplifier votre travail au quotidien.

3.2 Gestion des erreurs

En automatisant les tâches répétitives avec VBA, vous réduisez également les risques d’erreurs. En effet, une fois que la macro est bien conçue et testée, elle exécutera les actions de manière constante et sans erreurs.

4. Personnaliser les rubans Excel

4.1 Ajouter des fonctionnalités

Excel offre la possibilité de personnaliser le ruban pour ajouter des fonctionnalités qui vous sont utiles. Avec VBA, vous pouvez créer des compléments pour Excel et ajouter des boutons personnalisés au ruban, facilitant ainsi l’accès à vos macros et fonctions préférées.

4.2 Organiser les outils

La personnalisation des rubans vous permet également de mieux organiser vos outils et d’accéder rapidement aux fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous pouvez créer des onglets et groupes personnalisés, et les organiser de manière à optimiser votre flux de travail.

5. Utiliser des UserForms

5.1 Créer des interfaces utilisateur

Les UserForms sont des boîtes de dialogue personnalisables qui permettent d’interagir avec l’utilisateur. Avec VBA, vous pouvez créer des UserForms pour simplifier la saisie et la validation des données, ou pour afficher des informations de manière plus claire et organisée.

5.2 Interagir avec les données

En utilisant des UserForms, vous pouvez créer des interfaces utilisateur interactives qui facilitent la manipulation des données. Vous pouvez ajouter des contrôles tels que des listes déroulantes, des cases à cocher et des boutons pour rendre l’interaction avec les données plus intuitive et efficace.

6. Gérer les données avec VBA

6.1 Manipuler les données

VBA offre de nombreuses possibilités pour manipuler les données dans Excel. Vous pouvez automatiser le tri, le filtrage, la recherche et la mise en forme conditionnelle, ou encore créer des fonctions personnalisées pour effectuer des calculs complexes.

6.2 Analyser les données

Grâce à VBA, vous pouvez également automatiser l’analyse de vos données en créant des tableaux croisés dynamiques, des graphiques et des rapports. Vous gagnez ainsi du temps et obtenez des résultats plus précis et cohérents.