Modèles de suivi des stocks Excel : guide complet

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  • Dernière modification de la publication :septembre 8, 2023
  • Post category:Les outils vba
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Comment suivre les stocks sur Excel : modèle de fichier Excel

Gérer efficacement les stocks est un élément clé pour le succès d’une entreprise, qu’elle soit petite ou grande.

Gestion de stock
Gestion des stocks

Dans ce contexte, Microsoft Excel, combiné avec le puissant langage de programmation VBA, se présente comme une solution robuste pour nombre d’entrepreneurs et de gestionnaires. Voyons pourquoi et comment.


A noter que nous vous avons développé un modèle de suivi des stocks sur Excel, vous pouvez le retrouver un peu plus bas dans cet article.

 

Pourquoi utiliser Excel pour le suivi des stocks ?

Avantages d’Excel dans la gestion des stocks

Excel est bien plus qu’un simple tableur. Grâce à sa flexibilité, sa personnalisation et son accessibilité, il se positionne comme un choix privilégié pour nombre d’entreprises:

      1. Flexibilité et adaptabilité: Peu importe votre secteur, Excel peut être adapté à vos besoins spécifiques.

      1. Accessibilité: Excel est un outil que de nombreuses personnes connaissent déjà, réduisant ainsi la courbe d’apprentissage.

      1. Puissance avec VBA: Avec le langage VBA (Visual Basic for Applications), vous pouvez automatiser des tâches, créer des applications personnalisées et même intégrer Excel à d’autres outils.

    Quand envisager d’autres outils ?

    Bien qu’Excel soit puissant, il n’est pas toujours la solution idéale, notamment pour les entreprises ayant une grande complexité ou un volume de stock élevé. Dans ces cas, des logiciels dédiés à la gestion des stocks peuvent être plus adaptés.

    Graphique sur la gestion des stocks et son automatisation

    Comment démarrer avec Excel pour le suivi des stocks

    Connaissances de base en VBA et Excel

    Avant de créer votre modèle, il est indispensable de maîtriser les formules de base d’Excel. Si vous souhaitez aller plus loin, une initiation au VBA est aussi recommandée.

    Éléments essentiels d’un modèle de suivi

    Un modèle de suivi des stocks efficace devrait inclure:

        • Description du produit: Nom, référence, fournisseur.

        • Quantité: Stock actuel, stock minimum recommandé, stock commandé.

        • Coût: Prix d’achat, prix de vente, marge.

        • Dates: Date de réception, date de péremption ou de renouvellement.

      Création de votre propre modèle de suivi des stocks

      Structurer votre feuille Excel

      La première étape consiste à définir les colonnes clés de votre feuille. C’est ici que vous identifierez les informations essentielles à suivre.

      Définir des colonnes clés

      Chaque colonne doit correspondre à une donnée que vous jugez essentielle. Par exemple: Nom du produit, Quantité en stock, Prix d’achat, etc.

      Utilisation des formules et des fonctions

      Excel offre une multitude de formules, allant de simples additions à des analyses plus complexes. Par exemple, vous pourriez vouloir calculer automatiquement la valeur totale de votre stock ou être alerté lorsqu’un produit atteint son seuil minimal.

      Automatisation avec VBA

      L’automatisation est un excellent moyen de gagner du temps et d’éviter les erreurs.

      Introduction aux macros

      Les macros, enregistrées via VBA, vous permettent d’automatiser des séries d’actions répétitives. Par exemple, vous pourriez créer une macro pour ajouter automatiquement une nouvelle ligne à votre tableau de suivi à chaque nouvel arrivage.

      Exemples de scripts VBA pour la gestion des stocks

      Un exemple simple serait un script pour mettre en évidence les articles dont le stock est en dessous du seuil minimum. Cela pourrait ressembler à:

      Sub CheckStockLevels()
          Dim Cell As Range
          For Each Cell In Range("B2:B100")
              If Cell.Value < Cell.Offset(0, 1).Value Then
                  Cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
              Else
                  Cell.Interior.Color = RGB(255, 255, 255)
              End If
          Next Cell
      End Sub

      Ce script parcourrait les cellules de B2 à B100 et comparerait la valeur de chaque cellule avec celle de la colonne adjacente. Si la valeur est inférieure, la cellule serait mise en évidence en rouge.

      Optimisation de votre modèle pour des performances maximales

      Éviter les erreurs courantes

      Même avec un outil aussi puissant qu’Excel, des erreurs peuvent se produire. Veillez à régulièrement sauvegarder votre travail, à former adéquatement votre équipe et à effectuer des audits réguliers de vos données.

      Utiliser des graphiques et des analyses pour des insights

      Les graphiques peuvent vous offrir une vision claire de la performance de votre stock, des tendances de vente, etc. Exploitez-les au maximum !

      Modèles préfabriqués de suivi des stocks

      Bien que créer votre propre modèle soit une démarche enrichissante, vous n’avez pas toujours le temps ni les ressources pour le faire. Heureusement, il existe de nombreux modèles préfabriqués qui peuvent vous faciliter la tâche.

      Avantages des modèles prêts à l’emploi

      • Gain de temps: Vous n’avez pas à commencer de zéro. Ces modèles ont souvent été conçus par des experts en gestion de stocks.
      • Fiabilité: Les modèles populaires sont testés par une vaste communauté. Les erreurs éventuelles sont donc souvent identifiées et corrigées.
      • Personnalisable: Même si ces modèles sont prêts à l’emploi, vous pouvez les adapter à vos besoins spécifiques.

      Notre fichier excel pour vous : comment l’utiliser ?

      1. Structure du fichier de gestion des stocks:

      Le fichier Excel est structuré en trois onglets principaux: Inventory, Sales et Purchases.

      • Inventory: Cette feuille contient des informations détaillées sur chaque produit, notamment son identifiant, son nom, sa catégorie, son fournisseur, la date d’achat, le stock initial, le stock actuel, le nombre d’articles vendus, le prix d’achat, le prix de vente, les revenus totaux, le coût total et le profit net.

      • Sales: Dans cet onglet, vous pouvez suivre les ventes de chaque produit. Les colonnes comprennent la date de vente, l’identifiant du produit, le nom du produit, la quantité vendue, le prix de vente et le revenu total de la vente.

      • Purchases: C’est ici que vous notez les achats de nouveaux stocks ou les réapprovisionnements. Les colonnes indiquent la date d’achat, l’identifiant du produit, le nom du produit, la quantité achetée, le prix d’achat et le coût total de l’achat.

      menu du modèle de suivi des stocks sur Excel
       
       

      2. Comment l’utiliser:

      Pour utiliser ce fichier efficacement, suivez les étapes ci-dessous:

      • Saisie des données dans l’onglet « Inventory »: Lorsque vous achetez un nouveau produit ou type d’item, saisissez ses informations dans une nouvelle ligne. Par exemple, si vous achetez des stylos de la marque « Bic », vous pourriez remplir:

        • Product ID: 001
        • Product Name: Stylo Bic
        • Category: Fournitures de bureau
        • … et ainsi de suite pour les autres champs.
       
      • Suivi des ventes dans « Sales »: Chaque fois qu’un article est vendu, ajoutez un enregistrement dans cet onglet. Si vous vendez 10 stylos Bic le 1er janvier 2023, vous entrerez:

        • Date: 01/01/2023
        • Product ID: 001
        • Product Name: Stylo Bic
        • Quantity Sold: 10
        • Selling Price: (prix auquel vous avez vendu le stylo)

        Les revenus totaux seront calculés automatiquement en multipliant la quantité vendue par le prix de vente.

       
      • Mise à jour des stocks dans « Purchases »: Lorsque vous réapprovisionnez un produit, ajoutez-le ici. Reprenons l’exemple du stylo Bic. Si vous achetez 50 nouveaux stylos Bic le 5 janvier 2023, vous noterez:

        • Date: 05/01/2023
        • Product ID: 001
        • Product Name: Stylo Bic
        • Quantity Purchased: 50
        • Purchase Price: (prix auquel vous avez acheté le stylo)

        Le coût total sera calculé automatiquement.

       
       
       

      3. Conseils pour une gestion efficace:

      • Assurez-vous de mettre à jour régulièrement le fichier, idéalement après chaque vente ou achat.
      • Utilisez les formules Excel intégrées pour avoir un aperçu rapide de vos stocks, de vos besoins de réapprovisionnement ou de vos meilleures ventes.
      • N’hésitez pas à personnaliser le fichier en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, en ajoutant des colonnes ou des onglets supplémentaires si nécessaire.

      Avec ces informations et cette structure, vous êtes prêt à gérer efficacement vos stocks et à suivre les mouvements de produits dans votre entreprise.

      Prochaines étapes : Au-delà d’Excel

      Quand envisager des solutions spécialisées?

      Si votre entreprise connaît une croissance rapide ou si vos besoins en gestion des stocks deviennent plus complexes, il peut être temps d’envisager des solutions spécialisées, plus adaptées à la gestion des stocks à grande échelle.

      Logiciels de gestion des stocks : Les alternatives à Excel

      Des solutions comme SAP, Oracle, ou encore QuickBooks peuvent offrir des outils avancés dédiés exclusivement à la gestion des stocks. 

      Ces plateformes permettent une intégration plus poussée avec d’autres systèmes, comme la comptabilité ou la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

       


      Les questions les plus courantes sur le suivi des stocks et Excel

      1. Est-ce qu’Excel convient à toutes les tailles d’entreprise pour la gestion des stocks ? 

      Non, pour les très grandes entreprises, des solutions spécialisées pourraient être plus efficaces.

      2. Puis-je intégrer mon modèle Excel avec d’autres outils ? 

      Oui, avec VBA et d’autres connecteurs, Excel peut souvent être intégré à d’autres outils.

      3. Comment puis-je me former à VBA ? 

      Il existe de nombreux tutoriels en ligne, des cours, et des livres dédiés à VBA.

      4. Y a-t-il des risques à utiliser Excel pour la gestion des stocks ? 

      Comme tout outil, une utilisation incorrecte peut entraîner des erreurs. Il est crucial de sauvegarder régulièrement et de s’assurer de la formation adéquate.

      5. Où puis-je trouver des modèles préfabriqués de suivi des stocks pour Excel ? 

      Microsoft offre des templates, et de nombreux autres sites spécialisés partagent aussi des modèles gratuits ou payants.

      Vbalabs

      Bonjour, je m'appelle Victorien, j'ai 24 ans et je suis Ingénieur / Expert de Microsoft Excel. Passionné par les données et l'analyse, j'aime créer des solutions efficaces et innovantes pour résoudre des problèmes complexes. Vous pouvez me faire confiance pour vos besoins en matière de gestion et d'analyse de données avec Excel. Je suis là pour vous aider à tirer le meilleur parti de cet outil puissant.

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