1. Une vitesse d’exécution lente
Excel est un outil puissant utilisé par de nombreuses personnes pour effectuer des calculs, analyser des données et créer des rapports. Cependant, il peut arriver que la vitesse d’exécution d’Excel soit lente, ce qui peut être frustrant et affecter la productivité.
Dans cet article, nous vous présenterons des conseils et des astuces pour augmenter la vitesse sur Excel, vous permettant ainsi d’optimiser votre travail et de gagner du temps précieux.
2. Utilisez des formules efficaces
2.1 Utilisez les fonctions Excel appropriées
Pour accélérer
les calculs sur Excel, il est essentiel d’utiliser les fonctions Excel appropriées. Certaines fonctions sont plus rapides que d’autres, et choisir la bonne fonction peut faire une grande différence en termes de vitesse d’exécution.
Par exemple, utiliser la fonction SUM pour additionner une plage de cellules est beaucoup plus rapide que d’utiliser une formule complexe avec des références de cellules individuelles.
Voilà quelques exemples :
- Utilisation de SOMME au lieu de l’addition de cellules individuelles : Plutôt que d’utiliser une formule comme
=A1+A2+A3+A4+A5, vous pouvez utiliser la fonction SOMME qui est plus rapide et plus lisible : =SOMME(A1:A5).
- Utilisation de SOMMEPROD pour les multiplications multiples : Si vous devez multiplier les valeurs de deux colonnes et ensuite les additionner, au lieu d’ajouter une nouvelle colonne pour les produits et ensuite les additionner, vous pouvez utiliser la fonction SOMMEPROD. Par exemple, au lieu de
=SOMME(B1*B2, C1*C2, D1*D2), vous pouvez utiliser =SOMMEPROD(B1:D1, B2:D2).
- Utilisation de NB.SI au lieu de SI pour compter les occurrences : Si vous voulez compter combien de fois une certaine valeur apparaît dans une plage de cellules, au lieu d’utiliser une série de formules SI, vous pouvez utiliser la fonction NB.SI. Par exemple, au lieu de
=SI(A1="oui",1,0)+SI(A2="oui",1,0)+SI(A3="oui",1,0), vous pouvez utiliser =NB.SI(A1:A3, "oui").
- Utilisation de RECHERCHEV ou INDEX/EQUIV pour la recherche : Si vous devez chercher une certaine valeur dans une table, au lieu d’utiliser une série de formules SI, vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHEV ou la combinaison de fonctions INDEX et EQUIV. Par exemple, au lieu de
=SI(A1=B1, C1, SI(A1=B2, C2, SI(A1=B3, C3, "Non trouvé"))), vous pouvez utiliser =RECHERCHEV(A1, B1:C3, 2, FAUX) ou =INDEX(C1:C3, EQUIV(A1, B1:B3, 0)).
Ces exemples montrent comment l’utilisation de fonctions Excel appropriées peut rendre vos calculs plus rapides et vos formules plus faciles à lire et à gérer.
2.2 Évitez les formules volatiles
Les formules volatiles sont des formules qui se recalculent chaque fois que vous apportez une modification dans votre feuille de calcul, même si la modification n’affecte pas directement la formule elle-même. Cela peut ralentir considérablement Excel, surtout si vous avez beaucoup de formules volatiles dans votre fichier. Pour augmenter la vitesse sur Excel, essayez de limiter l’utilisation des formules volatiles et utilisez-les uniquement lorsque c’est vraiment nécessaire.
Ci-dessous vous pouvez retrouver des illustrations sous forme d’exemple des formules volatiles qui sont à éviter si vous souhaitez réduire la lenteur de votre fichier Excel.
- Fonctions de temps : Les fonctions telles que MAINTENANT() et AUJOURDHUI() sont volatiles car elles se recalculent à chaque modification de la feuille de calcul pour refléter le temps actuel. Si vous avez besoin d’une date ou d’une heure statique, vous pouvez entrer manuellement la date ou l’heure, ou utiliser le raccourci clavier Ctrl + ; pour la date et Ctrl + Shift + ; pour l’heure.
- Fonction INDIRECT : La fonction INDIRECT est volatile car elle se recalculent à chaque modification de la feuille de calcul. Si vous utilisez INDIRECT pour référencer une cellule ou une plage de cellules, essayez de remplacer cette référence par une référence directe si possible.
- Fonctions de décalage et de taille : Les fonctions DECALER et LIGNES sont volatiles. Si vous utilisez ces fonctions pour créer une plage dynamique, vous pouvez essayer d’utiliser une Table Excel ou des références structurées à la place, qui ne sont pas volatiles.
- Fonction INFO : La fonction INFO est volatile car elle se recalculent à chaque modification de la feuille de calcul. Si vous utilisez INFO pour obtenir des informations sur le système, essayez de limiter son utilisation ou de trouver une alternative non volatile si possible.
- Fonction CELLULE : La fonction CELLULE est volatile. Si vous utilisez CELLULE pour obtenir des informations sur le formatage, l’emplacement ou le contenu d’une cellule, essayez de trouver une alternative non volatile si possible.
3. Réduisez le nombre de calculs
3.1 Désactivez les recalculs automatiques
Excel a tendance à recalculer automatiquement toutes les formules à chaque modification de la feuille de calcul. Cependant, cela peut être inutile si vous apportez plusieurs modifications à la fois.
Pour accélérer Excel, vous pouvez
désactiver les recalculs automatiques en allant dans les options d’Excel et en choisissant de recalculer manuellement uniquement lorsque vous en avez besoin.
3.2 Utilisez les tableaux structurés
Les tableaux structurés sont une fonctionnalité d’Excel qui permet d’organiser les données de manière plus efficace. En utilisant des tableaux structurés, vous pouvez réduire le nombre de calculs nécessaires, car Excel effectue automatiquement des calculs sur toutes les données du tableau.
Cela peut accélérer les opérations de calcul et rendre votre feuille de calcul plus réactive.
4. Filtrez et triez les données judicieusement
4.1 Utilisez les filtres et les tris intelligemment
Lorsque vous travaillez avec de grandes quantités de données dans Excel, il est important d’utiliser les filtres et les tris de manière judicieuse. Appliquer des filtres et des tris complexes peut ralentir Excel, surtout si vous avez de nombreuses formules dépendantes des données filtrées ou triées.
Essayez d’utiliser des filtres et des tris ciblés pour réduire l’impact sur les performances.
Astuce VBA pour limiter le temps de chargement du fichier excel :
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) ' Désactiver le recalcul automatique Application.Calculation = xlCalculationManual ' Désactiver l'actualisation d'écran Application.ScreenUpdating = False ' Désactiver l'actualisation des barres de défilement Application.DisplayStatusBar = False ' Désactiver les alertes Application.DisplayAlerts = False ' Désactiver les événements d'application Application.EnableEvents = False End Sub Private Sub Workbook_SheetActivate(ByVal Sh As Object) ' Réactiver le recalcul automatique Application.Calculation = xlCalculationAutomatic ' Réactiver l'actualisation d'écran Application.ScreenUpdating = True ' Réactiver l'actualisation des barres de défilement Application.DisplayStatusBar = True ' Réactiver les alertes Application.DisplayAlerts = True ' Réactiver les événements d'application Application.EnableEvents = True End Sub
Ce code VBA désactive le recalcul automatique, l’actualisation de l’écran, l’actualisation des barres de défilement, les alertes et les événements d’application lorsque le fichier Excel est fermé.
Ces fonctionnalités sont ensuite réactivées lorsque vous changez de feuille dans le fichier Excel.
Veuillez noter que ce code VBA ne peut pas directement contrôler l’utilisation de formules volatiles, l’optimisation des formules et des fonctions, le nettoyage des feuilles de calcul, la suppression des liaisons externes, l’utilisation de fonctions de calcul rapide, l’évitement des formats de fichier volumineux, ou l’utilisation parcimonieuse de graphiques.
Ces aspects doivent être gérés lors de la conception de vos feuilles de calcul et de vos formules.
4.2 Supprimez les données inutiles
Excel peut ralentir si votre feuille de calcul contient des données inutiles ou des cellules vides. Prenez le temps de nettoyer votre feuille de calcul en supprimant les données inutilisées ou en les déplaçant vers une autre feuille.
Cela réduira la taille de votre fichier Excel et augmentera sa vitesse d’exécution.
5. Limitez le formatage conditionnel
Le formatage conditionnel est une fonctionnalité utile pour mettre en évidence certaines données dans votre feuille de calcul.
Cependant, l’utilisation excessive du formatage conditionnel peut ralentir Excel, car chaque modification ou défilement nécessite un recalcul du formatage. Utilisez le formatage conditionnel avec parcimonie et limitez son utilisation aux parties de la feuille de calcul qui en ont vraiment besoin.
6. Supprimez les données superflues et les liaisons externes
6.1 Nettoyez les feuilles de calcul
Les feuilles de calcul avec de nombreuses données et formules peuvent devenir encombrées et ralentir Excel. Prenez le temps de nettoyer régulièrement vos feuilles de calcul en supprimant les cellules, les colonnes ou les lignes vides, et en réorganisant les données de manière ordonnée.
Cela aidera Excel à gérer les données plus efficacement et à augmenter la vitesse d’exécution.
6.2 Supprimez les liaisons externes
Si votre fichier Excel contient des liens vers d’autres fichiers ou sources de données externes, cela peut affecter les performances d’Excel. Les liens externes nécessitent des mises à jour et des recalculs constants, ce qui peut ralentir Excel.
Si possible, supprimez les liens externes ou réduisez leur utilisation pour améliorer la vitesse sur Excel.
7. Utilisez les fonctions de calcul rapide
Excel propose certaines fonctions spéciales qui sont optimisées pour les calculs rapides. Par exemple, la fonction SUMIFS est plus rapide que d’utiliser des formules complexes avec des fonctions conditionnelles telles que IF et AND. Recherchez ces fonctions de calcul rapide et utilisez-les lorsque cela est approprié pour augmenter la vitesse d’exécution sur Excel.
8. Évitez les formats de fichier volumineux
Les fichiers Excel avec de nombreux graphiques, images ou objets peuvent devenir volumineux et ralentir Excel. Lorsque cela est possible, essayez de limiter l’utilisation de ces éléments dans votre fichier Excel, ou compressez-les pour réduire la taille du fichier. Cela contribuera à augmenter la vitesse d’Excel et à améliorer les performances globales.
9. Utilisez des graphiques avec parcimonie
Les graphiques peuvent être très utiles pour visualiser les données dans Excel, mais trop de graphiques complexes peuvent ralentir Excel. Limitez le nombre de graphiques dans votre feuille de calcul et utilisez des graphiques plus simples lorsque cela est possible. Cela permettra à Excel de traiter plus rapidement les données et d’augmenter la vitesse d’exécution.
En suivant ces conseils et astuces, vous pouvez augmenter la vitesse sur Excel et améliorer votre productivité.
Utilisez les formules appropriées, réduisez le nombre de calculs, filtrez et triez les données judicieusement, limitez le formatage conditionnel, supprimez les données superflues et les liaisons externes, utilisez les fonctions de calcul rapide, évitez les formats de fichier volumineux et utilisez des graphiques avec parcimonie. En optimisant votre utilisation d’Excel, vous pourrez travailler plus efficacement et gagner du temps précieux.
10. FAQ
Q: Comment puis-je désactiver les recalculs automatiques dans Excel ?
R: Pour désactiver les recalculs automatiques dans Excel, accédez aux options d’Excel, cliquez sur « Formules » puis sélectionnez « Recalcul manuel ».
Q: Qu’est-ce qu’un tableau structuré dans Excel ?
R: Un tableau structuré dans Excel est une fonctionnalité qui permet d’organiser les données de manière cohérente et facilite l’utilisation des formules et des calculs sur ces données.
Q: Comment puis-je supprimer les liaisons externes dans Excel ?
R: Pour supprimer les liaisons externes dans Excel, accédez à l’onglet « Données », cliquez sur « Modifier les liens » et supprimez les liens indésirables.
Q: Quelles sont les fonctions de calcul rapide dans Excel ?
R: Les fonctions de calcul rapide dans Excel sont des fonctions optimisées pour les calculs rapides, telles que SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGEIFS, qui peuvent accélérer les opérations de calcul.
Q: Comment puis-je compresser un fichier Excel pour réduire sa taille ?
R: Pour compresser un fichier Excel, vous pouvez utiliser des logiciels de compression de fichiers tels que WinRAR ou 7-Zip, qui vous permettent de réduire la taille du fichier sans perdre de données.
